Зала за срещи и обучения: Какви очаквания имат съвременните компании?

Една среща с клиент, вътрешно обучение за 30 души и хибридна презентация имат различни изисквания към помещението. За компаниите вече не е достатъчно да резервират стая с маса, столове и екран. Значение имат броят участници, начинът на работа, техниката, възможността за онлайн включване и подредбата, която ще се използва.

Това променя и критериите, по които се избира зала за срещи или зала за обучение. Малък екип има нужда от пространство, в което разговорът протича спокойно и всички виждат екрана. При обучение трябва да се предвиди как участниците ще работят, дали ще използват лаптопи и материали и дали програмата включва практически задачи. При хибридна среща към всичко това се добавят интернет връзката, звукът и видеоконферентната техника.

В MyFlex работим с различни формати. MyMeeting е за групи от 6 до 12 души, MyFocus е за до двама, а MyConference приема до 50 участници и позволява театрална, класна и П-образна подредба. Така изборът може да започне от броя хора, но трябва да продължи с въпроса какво всъщност ще правят те в залата.

Какво очакват компаниите от една съвременна зала за срещи?

Очакванията започват още преди самата среща. Помещението трябва да отговаря на размера на екипа, да разполага с необходимата техника и да позволява работа без допълнителна организация на място.

Това е особено видимо при хибридните срещи. Част от хората могат да бъдат в залата, а други да се включат дистанционно.При хибридните срещи помещението и техниката трябва да бъдат съобразени както с хората в залата, така и с участниците, които се включват дистанционно. Значение имат разположението на екрана и камерите, качеството на звука и начинът, по който ще протече самата среща.

При среща с клиент например има значение дали ще се показва презентация и дали ще се включи колега от друг офис. За вътрешна дискусия може да е по-важно хората да седят около една маса и да разговарят директно. Ако предстои workshop, трябва да има условия за работа с материали и споделяне на идеи.

Затова търсенето на помещение е по-полезно да започне от програмата, а не от общото определение „конферентна зала“.

Защо размерът на залата трябва да следва формата на срещата?

Прекалено малкото помещение затруднява работата, но по-голямото не е автоматично по-добър избор. Осем души, които обсъждат проект около една маса, нямат същите изисквания като 40 участници в обучение.

При нас MyMeeting е предназначена за групи от 6 до 12 души и се използва за екипна работа, презентации пред клиенти и интервюта. Залите разполагат със smart TV, система за видеоконферентна връзка и възможност за flipchart. MyFocus е вариант за разговор или онлайн среща между един или двама души.

При по-голяма група MyConference приема до 50 участници. Тук размерът върви заедно с конфигурацията на помещението, защото залата може да бъде подредена театрално, класно или П-образно.

С други думи, въпросът „За колко души е залата?“ е само началото. След него трябва да се уточни как ще седят участниците, колко време ще продължи срещата и какво ще правят по време на нея.

Как се различават изискванията към зала за среща и зала за обучение?

При бизнес срещата обикновено водещи са комуникацията между участниците, видимостта към екрана и възможността за дистанционно включване. При обучението пространството трябва да следва начина на преподаване и работа, затова гъвкавото оформление е важно според формата на сесията.

Ако обучението е предимно лекционно, театралната подредба оставя повече площ за седящи участници. Когато хората работят на лаптопи, водят записки или използват учебни материали, класната конфигурация е по-подходяща. При дискусии и практически сесии П-образната подредба позволява на участниците да се виждат по-добре и да общуват помежду си.

При търсене на зала за обучение под наем в София е добре още в запитването да се посочи дали участниците ще работят на лаптопи, ще има ли презентации и практически задачи и какъв е очакваният брой хора. Тази информация определя как трябва да бъде подготвено помещението.

Каква техника се очаква от една зала за бизнес срещи?

Екранът вече е само една част от техническата среда. За хибридните срещи е необходимо подходящо технологично оборудване за видеоконферентни връзки, така че дистанционните участници да виждат и чуват ясно случващото се в помещението.

Cisco разглежда съвременните collaboration rooms като пространства, в които високоскоростната свързаност, видеото и аудиото работят заедно.

На практика това означава предварително да се провери как ще протече конкретната среща. Ако ще се споделя презентация, трябва да има подходящ екран, а при хибридни срещи добрият интернет е критично важен. Мултимедийният екран е особено полезен за презентации. При онлайн участници са нужни видеоконферентна система и надеждна връзка. При обучение с много лаптопи интернетът трябва да обслужва едновременно устройствата на участниците.

Залите в MyFlex разполагат с модерно техническо оборудване и аудиовизуално оборудване за видеоконференции. То се проверява редовно за надеждна работа преди срещи.

Как подредбата влияе върху работата на участниците?

Подредбата има практическа функция. Разпределението на мебелите в залата влияе пряко на формата на срещата и трябва да следва задачата, която групата има за конкретната среща или обучение.

Театралният вариант насочва вниманието към презентатора и екрана. Добре проектираните зали предлагат различни конфигурации, включително театър, класна стая и П-форма. Класната подредба дава работна площ пред всеки участник и е по-подходяща при обучение с лаптопи или материали. П-образната конфигурация работи при дискусии и е особено подходяща, когато участниците трябва да общуват активно помежду си.

Разликата се усеща особено при по-дълги формати. Ако участникът трябва да работи няколко часа на лаптоп, стол без маса няма да отговаря на начина, по който протича обучението. Обратно, при кратка презентация големите работни маси могат ненужно да ограничат броя места. При малки групи кръглата маса улеснява разговора.

Затова при MyConference подредбата може да бъде театрална, класна или П-образна според конкретния формат.

Какво има значение при целодневно обучение?

При среща от един час много неудобства могат да останат почти незабелязани. При обучение, което заема голяма част от работния ден, те започват да пречат. При целодневни формати удобството на участниците включва и надеждна климатизация и вентилация.

Участниците прекарват повече време на едно място, използват техника и материали, правят паузи и се връщат към работа няколко пъти. Затова трябва да се прецени дали подредбата е удобна за самите задачи, има ли стабилна интернет връзка и дали оборудването покрива програмата. Важни са и ергономичните мебели при по-дълги сесии, както и допълнителните възможности за комфорт, защото те подобряват преживяването на участниците.

Ако се предвиждат практически упражнения, работата по групи също трябва да бъде отчетена предварително. Понякога е достатъчно участниците да останат по местата си. При друг формат ще се местят, ще обсъждат задачи в по-малки екипи или ще представят резултатите пред останалите, затова трябва да има достатъчно място за свободно движение и добра адаптация на пространството.

Има ли значение локацията на залата?

За фирмено обучение или среща с външни партньори локацията влияе върху организацията още преди началото. Подходящото място трябва да осигурява лесен достъп с транспорт, особено когато участниците идват от различни части на София или от друг град, а достъпът с автомобил и обществен транспорт има практическо значение.

MyFlex разполага с пространства в Megapark и Twins Centre. Megapark се намира на бул. „Цариградско шосе“ 115Г, на основния булевард между центъра и летището и в близост до The Mall. Twins Centre е на ул. „Никола Габровски“ 79 и е достъпен с автомобил и обществен транспорт.

При търсене на зала за срещи в София местоположението е добре да се преценява спрямо конкретните участници. За вътрешна среща това може да означава близост до офис или бизнес център. При обучение с външни гости по-голяма тежест може да има лесното намиране на сградата и достъпът от различни части на града.

Как да изберете между различни зали за срещи и обучения?

Започнете с броя хора, но не приключвайте избора там. Опишете програмата: среща, презентация, обучение, workshop или хибриден формат. Добре е още в началото да планирате и допълнителни услуги като кетъринг. След това определете дали са нужни работни маси, видеоконферентна връзка, екран, аудио оборудване или различна конфигурация през деня, като залите могат да бъдат конфигурирани за различни формати според нуждите на събитието.

Когато изпращате запитване към нас, посочете броя участници, продължителността и основните части на програмата. Добавете дали ще има хора онлайн и каква техника ще използвате. По тази информация можем да обсъдим пространство и конфигурация, които съответстват на начина, по който екипът действително ще работи. Добре е тези детайли да бъдат уточнени още при запитването, за да се провери наличността и залата да бъде подготвена според програмата.

Какво се промени в представата за добра зала?

Съвременната зала трябва да отговаря на начина, по който екипът ще работи в нея. Среща между шестима души има едни изисквания, обучение с 40 участници – други, а при хибриден формат трябва да се предвидят и хората, които ще се включат дистанционно.

Затова компаниите използват различни пространства според целта на срещата. Cisco също разглежда работната среда по този начин – от малки помещения за индивидуална работа и онлайн разговори до по-големи зали за екипни и хибридни срещи. Размерът, подредбата и техниката се съобразяват с броя участници и с това как ще протече работата в залата.

В MyFlex разполагаме с различни зали според броя участници и формата на събитието. Ако планирате среща или обучение в София,свържете се с нас и ни кажете колко души ще участват и как ще протече програмата. Ще обсъдим пространството, подредбата и необходимото оборудване според конкретния формат.

Често задавани въпроси

Какво трябва да има една зала за бизнес срещи?

Зависи от формата, но обичайно трябва да има подходящо пространство за броя участници, оборудванe с високоскоростен интернет и мултимедия, а при нужда smart TV и видеоконферентна система.

Каква зала е подходяща за малък екип?

MyMeeting в MyFlex е предназначена за групи от 6 до 12 души. За разговор или онлайн среща между един или двама души има MyFocus.

Каква зала е подходяща за обучение на 30 до 50 души?

MyConference приема до 50 участници и позволява театрална, класна и П-образна подредба. Конкретната конфигурация трябва да се избере според начина на провеждане на обучението. При сесии на обучения с 30 до 50 души е важно залата да осигурява стабилна интернет връзка.

Каква подредба е подходяща за обучение с лаптопи?

Класната подредба е логичен вариант, когато участниците имат нужда от работна площ за лаптопи, записки или материали. При MyConference тя е една от наличните конфигурации.

Може ли залата да се използва за хибридна среща?

Да. MyMeeting разполага с видеоконферентна система, а MyConference има мултимедийни и аудио системи и е описана подходяща както за присъстващи на място, така и за виртуални участници.

Какво трябва да уточним преди да резервираме зала за обучение?

Посочете броя участници, продължителността, начина на работа, необходимата подредба и техниката. Ако ще има дистанционни участници или практически задачи, тази информация също трябва да бъде включена в запитването.

Къде се намират залите на MyFlex?

MyFlex има локации в Megapark на бул. „Цариградско шосе“ 115Г и Twins Centre на ул. „Никола Габровски“ 79 в София.

Източници на информация:

• Cornell University – Room Setup Diagrams and Reference Information
• Loyola Marymount University – Set-Up Styles
• The Open University – Hybrid Working and Hybrid Meetings
• Cisco – Hybrid Workplace Solutions