Пълното ръководство за организиране на корпоративно събитие

Еднокорпоративно събитие има конкретна причина да събере хората на едно място – обучение, презентация, среща с клиенти, networking, вътрешна среща на екипа или фирмено събиране. Форматът определя какво помещение е нужно, колко места трябва да има, как ще бъде подредено, каква техника ще се използва и дали програмата включва храна и напитки.

Ако планиратебизнес събития в София в MyFlex работим с няколко типа пространства за такива формати. MyMeeting е предназначена за малки групи, MyConference – за срещи, обучения и семинари с до 50 участници, а Event Space „The Bar“ може да се използва за корпоративни и частни събития, networking и формати с по-свободно движение на гостите.

Каква е целта на корпоративното събитие?

Преди да изберете помещение, трябва да знаете какво ще се случва в него и какъв резултат очаквате от срещата.

При обучение участниците прекарват по-дълго време седнали, често работят с лаптопи и трябва да виждат презентацията от местата си. Networking вечер използва залата по друг начин – столовете не трябва да заемат площта, през която хората ще се движат и разговарят. При продуктова презентация екранът, звукът и позицията на презентатора влияят пряко върху начина, по който публиката следи съдържанието.

Тази информация ни помага да насочим клиента към конкретно пространство в MyFlex. MyConference например може да се подреди театрално, класно или П-образно. При събитие с кетъринг и повече движение между гостите Event Space „The Bar“ дава повече свобода при организацията на помещението.

Не е нужно при първия разговор да разполагате с програма по минути. Достатъчно е да знаете какъв е основният формат, колко часа ще продължи събитието и какво ще правят участниците през по-голямата част от времето.

Колко души ще присъстват?

Броят гости променя организацията още от входа.

При среща на десет души хората могат да заемат местата си почти веднага. При по-голяма група трябва да се предвиди време за пристигане, евентуална регистрация, настаняване и движение към зоната за кафе или храна.

Ако събирате предварителни потвърждения, актуализирайте броя няколко дни преди датата. Това е особено полезно, когато има кетъринг.

За по-малкикорпоративни събития MyMeeting е предназначена за групи от 6 до 12 души. MyConference може да приеме до 50 участници.

Самото число „50“ обаче не описва събитието. Петдесет души на обучение с маси използват помещението различно от петдесет гости на networking вечер. При нас броят винаги се разглежда заедно с програмата и подредбата.

Как да изберете зала за събития в София?

При търсене назала за събития в София капацитетът е само първата проверка. След него идва въпросът колко площ остава след подреждането и дали хората ще могат да се движат свободно.

Театрална конфигурация събира повече седящи места. Класната подредба изисква маси и по-широки проходи. П-образната конфигурация е удобна за дискусии, но използва повече площ. При networking част голяма част от помещението трябва да остане свободна.

Ако има регистрация, презентационна зона или кетъринг, те също трябва да бъдат включени в плана на залата. Бройката места сама по себе си не показва дали пространството ще работи добре за конкретната програма.

В MyFlex можем да предложим различен формат според тази организация.

MyMeeting е за групи от 6 до 12 души и разполага със smart TV и система за видеоконферентна връзка.

MyConference приема до 50 участници и поддържа театрална, класна и П-образна подредба. Използва се за срещи, обучения и семинари.

Event Space „The Bar“ е предназначен за корпоративни събития, презентации, team-building и по-свободни формати, при които гостите не остават на едно място през цялото време.

Работим в две локации в София – Megapark и Twins Centre.

Megapark се намира на бул. „Цариградско шосе“, до The Mall и по основния маршрут между центъра и летището.

Twins Centre е в близост до парк „Студентски“ и спортен център. Според информацията за локацията сградите са на около 10 минути от центъра и летището.

При запитването може да ни кажете и откъде ще пристигне по-голямата част от аудиторията. При клиентско събитие това може да има значение при избора между двете локации.

Каква техника е нужна за събитието?

Техническите изисквания се определят от съдържанието.

За презентация обикновено трябва да се провери връзката между лаптопа и екрана. При видео се тества и звукът. Хибридна среща добавя камера, микрофон, видеоконферентна система и интернет връзка.

MyMeeting разполага със smart TV и система за видеоконферентна връзка. При необходимост може да се използва flipchart.

MyConference е оборудвана с мултимедийни и аудио системи.

За Event Space „The Bar“ са посочени високоскоростен интернет, AV техника и презентационна зона. Кажете ни предварително дали ще има презентации, видео, онлайн участници или лектори със собствени устройства. Така можем да уточним техническата част преди датата.

Как да подредите програмата?

Гостите виждат час, тема и име на лектор. Организационният екип трябва да разполага с по-подробен график.

Ако една презентация приключва в 11:00 ч., след нея може да има въпроси или смяна на техниката. Следваща сесия, започваща също в 11:00 ч., не оставя време за това.

При по-дълга програма включете реални почивки. За 15 минути хората трябва да успеят да излязат от залата, да вземат кафе, да поговорят и да се върнат по местата си. При 40-50 участници това отнема повече време, отколкото при малка среща.

Не натрупвайте прекалено много сесии една след друга.

Подгответе два графика.

Единият е за гостите – теми, часове и лектори.

Другият остава при организаторите и включва подготовката на залата, пристигането на доставчиците, техническите тестове, кетъринга и отговорника за всяка задача.

Изпратете ни тази част от програмата предварително. Ако кетърингът трябва да бъде готов в 11:30 ч. или пространството трябва да се промени между две части, MyFlex трябва да разполага с часовете преди датата.

Как да планирате кетъринга?

Продължителността и часът на програмата определят какъв тип кетъринг е нужен.

За кратка сутрешна презентация може да се планира кафе, вода и малка закуска. Целодневното обучение обикновено включва повече от една пауза и отделно време за обяд. При вечерен и по-неформален формат може да се обсъди коктейлна организация.

При предварителна регистрация може да съберете информация за хранителни ограничения още във формуляра. Вегетарианско или веган меню и алергии към определени съставки трябва да бъдат уточнени преди финалната поръчка.

Кетърингът е сред услугите, които могат да бъдат обсъдени за Event Space на MyFlex.

Когато изпращате запитване, посочете броя гости, началния и крайния час, броя почивки и какво искате да има във всяка от тях. При необходимост може да бъде обсъдена и работа с външни доставчици от мрежата, с която работим.

Разположението на храната също се планира предварително. Бюфет непосредствено до входа може да създаде струпване, особено при по-кратка пауза. Зоната за кетъринг трябва да се съобрази с местата за сядане, проходите и движението на гостите.

Кой отговаря за отделните задачи?

Приорганизиране на корпоративни събития е полезно още в началото да се разделят задачите на тези, които остават при вашия екип, и тези, които са свързани със залата.

Вашият екип обикновено подготвя списъка с гости, поканите, презентациите и комуникацията с лекторите. С MyFlex можете да уточните пространството, подредбата, наличното техническо оборудване и заявените услуги.

За Event Space „The Bar“ разполагаме с hospitality team, презентационна зона и техническо оборудване. Кетърингът и почистването са сред услугите, които могат да бъдат обсъдени, а при необходимост може да се включи и външен доставчик от подбрана мрежа.

Ако например имате лектор в 10:00 ч., кетъринг пауза в 11:30 ч. и външен фотограф, изпратете ни тези часове. Частта от графика, която засяга пространството и договорените услуги, може да бъде уточнена предварително.

Вашият екип остава концентриран върху гостите и съдържанието, а ние работим по подготовката на залата и услугите, които сте заявили към нея.

Какво трябва да потвърдите седмица преди събитието?

Около седмица преди датата вече трябва да разполагате с почти финален брой участници и актуална програма.

Проверете лекторите, часовете и техническите изисквания. Ако някой ще донесе собствен лаптоп или ще се включи дистанционно, добавете това към финалната информация.

При заявен кетъринг съобщете на MyFlex, ако броят участници се е променил. Същото важи при промяна на часовете или техническата част.

На гостите изпратете адрес, начален час, програма и контакт за деня на събитието. Ако мястото е в голям офис комплекс, добавете конкретната сграда и указание къде трябва да отидат след влизането.

Съберете презентациите предварително, когато това е възможно. Видео, звук и дистанционни включвания трябва да бъдат тествани преди публиката да заеме местата си.

Организиране на събития за корпоративни клиенти в MyFlex

Приорганизиране на събития за корпоративни клиенти започваме с конкретни въпроси: колко души очаквате, как ще протече програмата, колко време ще останат гостите и каква техника ще използвате.

Още при първоначалната подготовка е полезно да уточним кои части от програмата засягат самата зала. Ако например имате презентация, кафе пауза и networking част, трябва предварително да се знае къде ще бъде екранът, как ще бъдат разположени местата и коя зона ще се използва за кетъринга.

Свържете се с нас и ни разкажете какво събитие планирате, за да обсъдим подходящото пространство според програмата и броя гости.

Често задавани въпроси

Колко рано е добре да започнем организацията на корпоративно събитие?

Няма един срок за всички формати. Малка вътрешна среща се подготвя по-бързо от конференция с външни лектори, кетъринг и няколко сесии. Ако датата вече е фиксирана, проверете свободното пространство рано, особено когато имате конкретни изисквания към капацитета и подредбата.

Как да преценим дали ни трябва meeting room или Event Space?

Изпратете ни броя участници и кратко описание на програмата. Среща около маса, презентация или обучение може да се проведе в meeting room според броя гости. Networking, кетъринг и свободно движение между участниците изискват различна организация на помещението.

Може ли MyFlex да помогне с подредбата на залата?

Да. За MyConference разполагаме с театрална, класна и П-образна конфигурация, а Event Space допуска различни варианти за подреждане. При запитването ни кажете какво ще се случва в залата и колко души очаквате.

Има ли техника за презентации и хибридни срещи?

MyMeeting разполага със smart TV и система за видеоконферентна връзка. MyConference има мултимедийни и аудио системи. За Event Space – AV техника, високоскоростен интернет и презентационна зона. Конкретните технически изисквания се уточняват според програмата.

Може ли да се организира кетъринг?

Да, кетърингът е сред услугите, които предлагаме. Изпратете ни броя участници, часовете и броя почивки, за да обсъдим какво е необходимо за конкретната програма.

Какво трябва да изпратим на MyFlex при запитване?

Дата, час, ориентировъчен брой гости, формат, кратка програма и технически изисквания са достатъчни за начало. Добавете информация за кетъринг и външни доставчици, ако вече знаете, че ще участват.