Какво е coworking пространство и за кого е подходящо? | MyFlex

Coworking пространството е обзаведен офис, в който различни хора и компании наемат бюро или самостоятелен офис за определен срок и ползват договорена обща инфраструктура като интернет, почистване и техническа поддръжка. Един човек може да използва свободно бюро за деня, друг да държи монитор и лични вещи на запазено място, а цял екип да работи в отделен кабинет.

Това е краткият отговор на въпроса какво е coworking, но понятието често се свързва само с голяма зала и редици от бюра. На практика подобни пространства могат да включват hot desk, персонално бюро, самостоятелни офиси, serviced и managed office решения, телефонни кабини, заседателни зали, кухни, зони за почивка и помещения за събития. Отворената работна зона е само един от форматите.

Този избор е актуален за фрийлансъри, дистанционни служители, стартъпи, малки и големи екипи и компании, които търсят гъвкаво офис решение в София без тежка първоначална организация и без дълъг договор. По-нататък ще видите за кого coworking е подходящ, кои критерии имат значение при избор на пространство в София, как се формира цената и какво да проверите при оглед, за да изберете място, което позволява бързо настаняване, ефективна работа и лесно разрастване на екипа.

Как работи coworking пространството?

Потребителят плаща за избран тип работно място и период на ползване. Възможни са дневен достъп, месечно членство, постоянно бюро, самостоятелен сервизиран офис или отделна управлявана площ за по-голяма компания.

При традиционния наем фирмата често влиза в празно или частично оборудвано помещение. Следват поръчка на мебели, свързване с интернет, организация на достъпа, почистване, дребни ремонти и работа с няколко доставчици. При coworking пространството, наемателят започва работа в подготвен офис.

Разликата не е само в обзавеждането. Договорът може да включва приемане на посетители, определен брой часове в конферентна зала, шкаф, печат или достъп извън работното време на рецепцията. Част от услугите се начисляват отделно.

Две оферти с близка месечна цена могат да се различават сериозно. Едната може да включва денонощен достъп и заседателна зала, а другата да таксува всяка резервация. Паркингът, фирменият адрес, гостите и допълнителните карти за достъп също могат да променят крайната сума.

MyFlex развива работни пространства в две локации в София – Megapark и Twins Centre. Нашите coworking Sofia пространства включват hot desk, персонално бюро, сервизиран офис, управляван офис, конферентни зали и пространства за събития.

Какви работни места има в coworking офисите?

Работните планове определят повече от броя на бюрата, като местата варират от свободни бюра до частни офиси. Те показват дали мястото се използва от един човек, дали екипът разполага със собствено помещение и кои части от офиса се споделят с останалите наематели.

Hot desk

При hot desk не се запазва конкретно бюро, а се ползва споделено бюро. Човекът избира свободно място при всяко посещение и го освобождава в края на деня.

Този формат върши работа при няколко посещения седмично или месечно. Обикновено е достатъчен за лаптоп, слушалки и малко лични вещи. При два монитора, папки, мостри или друга техника ежедневното местене започва да пречи.

На страницата си ние от MyFlex описваме hot desk като място със свободен избор на налично бюро. Посочили сме оборудвани работни позиции, интернет, шумоизолирани кабини, общи помещения и възможност за използване на зали според плана.

Персонално бюро

Персоналното бюро остава запазено за един човек. Мониторът, клавиатурата, документите и личните вещи могат да стоят на място след края на работния ден.

Този вариант е подходящ при редовно присъствие в офиса. Човекът не губи време в ежедневно търсене на позиция и настройване на техниката. Работното място обаче остава част от споделена зона.

При нас персоналното бюро включва постоянно запазена работна позиция, високоскоростен интернет, място за съхранение и достъп до общите зони. На бюрото могат да се оставят монитор, документи и лични принадлежности.

Сервизиран офис

Сервизираният офис е отделно помещение за един екип. Мебелите, интернетът и договорената поддръжка са подготвени предварително, а пространството е напълно оборудвано за бизнес нужди. Кухнята, рецепцията, терасите и част от заседателните зали могат да останат общи.

Този формат се използва от компании, които искат собствен кабинет, но не желаят да обзавеждат помещение от нулата.

Посоченият капацитет трябва да се провери на място. Кабинет за десет души може да бъде достатъчен при работа с лаптопи и да се окаже тесен при големи монитори, шкафове и постоянни онлайн разговори. Въздухообменът, разстоянието между бюрата и местата за съхранение се усещат едва когато стаята е пълна.

Нашите сервизирани офиси са за екипи от 4 до над 30 работни места според разпределението и изискванията.

Управляван офис

Управляваният офис се подготвя за по-голяма компания. Разпределението може да включва работни зони, кабинети за ръководители, вътрешни заседателни помещения, собствена рецепция и фирмено обозначаване.

Преди нанасянето се уточняват броят служители, мебелите, мрежовата инфраструктура, достъпът и срокът за подготовка.

Този формат се използва при откриване на нов офис, разширяване на местен екип или преместване от вече недостатъчно помещение. Подготовката изисква повече време от наемането на едно бюро, защото офисът се съобразява с конкретно задание.

Ние от MyFlex насочваме управляваните офиси към екипи от приблизително 30 до 300 души или повече според площта и разпределението. Това включва обзавеждане, IT инфраструктура, вътрешни заседателни помещения и управление на работната среда.

За кого е подходящ coworking офисът?

Coworking София работи най-добре при дейности, които могат да се извършват от стандартно офисно място. Нуждите на фрийлансър с лаптоп се различават от тези на двадесетчленен екип с ежедневни срещи и работа с чувствителни данни.

Фрийлансъри и самостоятелни специалисти

Работата от дома спестява пътуване, но не всеки разполага с отделна стая. Разговорите с клиенти, домашният шум и липсата на подходящо бюро могат да нарушат дневния график.

Дизайнер, консултант, програмист или преводач може да използва hot desk при отделни посещения. При ежедневна работа, външен монитор и печатни материали персоналното бюро е по-подреденият вариант.

Броят на телефонните кабини трябва да се провери предварително. Една кабина за голяма обща зона рядко стига в часовете с повече онлайн срещи.

Дистанционни служители

Служителят може да работи за компания в друг град или държава и да няма достъп до собствен офис в София. Coworking мястото отделя работния ден от дома и дава място за срещи с колеги или клиенти.

Отвореното бюро не пасва на длъжност с поредица от видеосрещи. При няколко разговора дневно са нужни телефонни кабини, зала или отделен кабинет.

Изследванията върху хибридната работа показват, че присъствието в офиса зависи и от оборудването, средата и характера на задачите. Това подкрепя практическата нужда работното място да се оценява според конкретната работа, а не само според адреса и цената.

Стартъпи и малки екипи

Новата компания трудно прогнозира точния брой служители след дванадесет месеца. Голям офис може да остави празни бюра, а малък кабинет да се запълни още след първите назначения.

Coworking Sofia позволява старт с няколко бюра или отделна стая. След разрастване екипът може да потърси по-голям офис.

Компании с временен проект

Установена фирма може да има нужда от офис за конкретен проект, ремонт или екип, събран от няколко града. Изграждането на ново помещение за ограничен срок често натоварва бюджета с мебели, техника и договори, които скоро няма да са нужни.

При подобен наем се проверяват достъпът за външни посетители, работното време, мрежата и местата за вътрешни срещи. Ако проектът включва поверителни документи, отделният шкаф или заключващото се помещение трябва да бъдат записани в условията.

Екипи с хибриден график

При хибридната работа не всички служители посещават офиса ежедневно. Това може да намали броя на постоянно наетите бюра, но само ако графикът се управлява.

Типичната грешка е сметката да се направи според средната седмична посещаемост. Ако двадесет души идват всеки вторник, десет работни места няма да стигнат, макар през петъка да присъстват само трима. Моделът работи най-добре, когато е подкрепен от гъвкави договори без дългосрочни ангажименти.

Изчислете капацитета според най-натоварения ден. Добавете нужните зали и хората, които идват за среща, но нямат постоянно бюро.

Международни компании, които започват дейност в София

Чуждестранна компания може да стартира с един местен служител и постепенно да сформира екип. Подготвеното работно място съкращава времето за обзавеждане и свързване с доставчици.

Какво да проверите при търсене на coworking Sofia?

При търсене на coworking Sofiaще попаднете на малки споделени офиси, големи бизнес центрове, самостоятелни кабинети и цели корпоративни етажи. Но ето какво да проверите:

Локация и време за пътуване

Проверете маршрута в часовете, когато действително ще пътувате. Разстоянието в километри не показва чакането в трафик, прекачванията и пътя от спирката до сградата.

MyFlex се намира в Megapark на бул. „Цариградско шосе“ 115Г и в Twins Centre. Megapark е офис комплекс клас А до The Mall, разположен по основния маршрут между центъра и летището. Twins Centre е комплекс от две офис сгради клас А, близо до парк „Студентски“ и спортен център.

Шум през работния ден

Посетете пространството между 10:00 и 16:00 часа. Тогава бюрата, кухните и телефонните кабини се използват по-активно.

Седнете на конкретното място и проведете кратък разговор. Проверете дали чувате съседните бюра, как се затварят вратите на залите и дали има постоянен поток от хора зад стола.

Интернет и техника

Попитайте за скоростта на интернет, резервната свързаност и начина, по който се разделят потребителите в мрежата. Екип, който изпраща видеофайлове, натоварва връзката различно от човек, който работи с електронна поща и текстови документи.

Проверете контактите, кабелната връзка, принтера и оборудването на залите. В такъв office често се предлагат гъвкави работни места, конферентни зали и офис оборудване, затова техниката трябва да се провери на място. Екранът не е достатъчен за всяка видеоконференция. Може да са нужни камера, микрофони и озвучаване.

Достъп и работно време

Работата с хора в друга часова зона може да изисква ранно влизане или късно напускане. Уточнете кога работи рецепцията, как се влиза извън този период и какъв е режимът за гости.

MyFlex предоставя 24/7 достъп за персоналните бюра и сервизираните офиси.

Зали за срещи

Броят на залите не е достатъчен критерий. Проверете как се резервират, колко часа са включени и как се начислява допълнителното време.

Екип с ежедневни оперативни срещи може да изчерпи пакета още в средата на месеца. Сравнете условията с реалния календар, преди да изчислите крайния разход.

Размер и подредба на офиса

Десет бюра не означават непременно достатъчно пространство за десет души. Големите монитори, шкафовете, принтерът и личните вещи заемат място, което не личи от снимките, а coworking пространствата често включват и общи удобства като интернет и кухня.

Проверете гардеробите и зоните за съхранение. Представете си помещението с техниката, която екипът действително използва, и оценете и зоните за почивка и кафе.

Как се изчислява реалната цена?

Месечната такса е началната част на сметката. Към нея могат да се добавят зали, паркинг, печат, шкафове, гости, допълнителни карти или промени по помещението.

При традиционен наем разходите включват депозит, мебели, интернет, електричество, ремонт, почистване и време за координация с доставчици. Част от сумите се плащат при нанасяне, други се натрупват всеки месец.

Сравнявайте еднакъв срок и еднакво ниво на оборудване. Празен офис с нисък наем не е равностоен на обзаведено помещение с работещ интернет, рецепция и поддържани общи части.

Как протича огледът на coworking офис?

Преди посещението опишете работния режим: брой служители, дни на присъствие, срещи и техника. Това стеснява вариантите до помещения, които реално могат да поемат екипа.

Седнете на предложеното бюро. Проверете стола, контактите, отраженията от прозорците и разстоянието до съседното място. При отделен офис преценете къде ще стоят мониторите, шкафовете и връхните дрехи.

Разгледайте телефонните кабини, залите, кухнята и зоната за печат. Попитайте кой реагира при проблем с интернет, достъпа или оборудването.

Прочетете договора преди подписване. Срокът, депозитът, предизвестието, допълнителните такси и условията при разширяване имат по-голяма тежест от снимките на общата зона.

Coworking София в MyFlex

MyFlex развива споделени и самостоятелни работни пространства в Megapark и Twins Centre. Форматите ни включват hot desk, персонално бюро, сервизиран офис и управляван офис, както и конферентни зали и помещения за събития; The Bar е пространство за частни и корпоративни събития.

Самостоятелният специалист може да използва свободно или запазено бюро. Малък екип може да работи в сервизиран офис, а по-голяма компания да обсъди отделна управлявана площ.

Решението трябва да се вземе след оглед. Проверете маршрута, шума, работното място, залите и договора. После поискайте оферта за точния брой хора, срока и услугите, които ще използвате. Ние сме готови да отговорим на всичките ви въпроси.

Често задавани въпроси

Какво е coworking с няколко думи?

Coworking е обзаведено, споделено работно пространство, в което различни хора и компании наемат бюра или отделни офиси и използват договорена обща инфраструктура.

Подходящ ли е coworking за срещи с клиенти?

Да, ако има заседателни зали или отделни помещения за разговор. Уточнете правилата за резервиране, включените часове и цената при допълнително ползване.

Може ли цял екип да работи в coworking офис?

Да. Екипът може да наеме няколко бюра, сервизиран офис или частни офиси. Форматът зависи от броя хора, техниката, срещите и изискванията към достъпа.

Как да избера coworking в София?

Сравнете маршрута, шума, интернет връзката, работното време, залите и допълнителните такси, за да изберете място с всичко необходимо. Посетете офиса в натоварен делничен ден и поискайте писмена оферта за конкретния екип според условията и услугите, от които имате нужда.

Какви работни места предлага MyFlex?

MyFlex предлага hot desk места, персонални бюра, сервизирани офиси и управлявани офиси за по-големи екипи. В локациите има конферентни зали и пространства за събития, които се използват според условията на избрания план.

Източници на информация:

• Smite и съавтори – Half-Empty Offices in Flexible Work Arrangements Академично изследване, използвано за контекста около хибридната работа, офисното присъствие и влиянието на средата и оборудването върху решението откъде да се работи.