Какъв капацитет зала ви е необходим според типа събитие?
Капацитетът на една зала за събития не се определя само от броя на гостите. Група от 40 души може да се побере удобно при театрална подредба, но същото помещение да се окаже тясно, ако всеки участник трябва да има маса, ако се предвижда кетъринг или ако програмата включва работа по групи. При избора трябва да се гледат едновременно броят хора, подредбата и дейностите, които ще се провеждат в залата.
Това е и информацията, от която започваме в MyFlex. MyMeeting е предназначена за групи от 6 до 12 души, а MyConference може да приеме до 50 участници и поддържа театрална, класна и П-образна конфигурация. За корпоративни събития, networking и формати, при които гостите се движат повече, разполагаме и с Event Space „The Bar“.
Преди да резервирате помещение, опишете събитието с няколко конкретни параметъра: колко души очаквате, ще седят ли през цялото време, ще работят ли на лаптопи, има ли презентация, храна, онлайн участници или свободна част за разговори. Тези подробности дават много по-точен ориентир от въпроса „Колко души събира залата?“.
Как подредбата променя необходимия капацитет?
В MyFlex определяме подходящото пространство не само според броя гости, а и според това как ще протече събитието. Една група от 30 души например има различни изисквания към залата, ако присъства на презентация, работи на лаптопи или участва в дискусия.
Театрална подредба
Театралната конфигурация е подходяща за презентации, лекции, семинари и други формати, при които вниманието е насочено към лектор или екран. Участниците седят на столове, без индивидуални работни маси, което позволява по-голяма част от площта да се използва за места.
Трябва да останат достатъчно място за свободно преминаване, а екранът и презентаторът да се виждат добре и от крайните места. MyConference в MyFlex поддържа театрална конфигурация и е предназначена за събития с до 50 участници.
Класна подредба
При обучение, workshop или работна сесия, в която участниците използват лаптопи, записки или други материали, са необходими и маси. Те заемат допълнително място и трябва да се остави достатъчно пространство за удобно преминаване. Затова при класна подредба в залата обикновено се разполагат по-малко участници, отколкото при театрална.
Ако хората ще работят на лаптопи или с материали през по-голямата част от програмата, броят на местата трябва да се съобрази с необходимото пространство за работа. MyConference позволява и класна подредба, подходяща за обучения, семинари и работни сесии.
П-образна подредба
П-образната конфигурация е подходяща за срещи, обучения и дискусии, при които участниците трябва да имат добра видимост както към презентатора, така и помежду си. Масите се разполагат във формата на буквата П, а централната част остава свободна.
Тази конфигурация използва повече площ от театралната при еднакъв брой участници, но създава по-подходяща среда за разговор и активно включване на групата. П-образната подредба е сред вариантите, които могат да се използват в MyConference.
Свободна подредба за networking
При networking събитие броят на столовете вече не е основният ориентир, защото трябва да има място за разговори в по малки групи и за по-малки кръгове гости. Необходимо е да остане пространство, в което гостите да се движат, да сменят събеседниците си и да се събират на малки групи.
Ако има кетъринг, трябва да се предвиди и мястото около храната и напитките. Прекалено плътното разполагане на мебели може да затрудни движението дори когато броят гости формално е в рамките на капацитета на помещението.
За корпоративни събития, networking и формати с повече движение между гостите в MyFlex разполагаме с Event Space „The Bar“. Конкретната подредба се съобразява с програмата, броя участници и зоните, които ще бъдат използвани по време на събитието, като пространството е подходящо и за частни партита, когато форматът изисква повече свобода на движение.
Какво се променя, когато има кетъринг?
Кетърингът заема част от пространството и променя движението на хората. При кафе пауза трябва да се предвиди зона, до която участниците могат да стигнат, без да се получава струпване. При коктейл е нужно повече свободно пространство, тъй като гостите се движат из залата и разговарят в различни групи.
Затова при избора на конфигурация се разглеждат не само местата за сядане. Значение имат размерът и съставът на аудиторията, дейностите в залата, техническите изисквания, регистрацията и зоните за храна и напитки.
При MyFlex кетърингът може да бъде обсъден за Event Space според конкретното събитие. Ако програмата включва кафе пауза, коктейл или друг тип хранене, посочете го още при запитването, за да бъде съобразено с подредбата.
Колко свободно пространство трябва да оставите?
Няма един процент свободна площ, който да е приложим за всяка зала и всеки тип събитие. Необходимото пространство зависи от конфигурацията, оборудването, броя участници и начина, по който хората ще използват помещението.
Проверете местата, на които е вероятно да се получи струпване: входа, регистрацията, зоната за кафе и кетъринг, пространството между редовете и около презентационната зона.
Ако участниците трябва да местят столове, за да преминат, или опашката за кафе блокира входа, подредбата е прекалено плътна за конкретната програма. Тогава трябва да се промени конфигурацията или да се потърси пространство, което позволява повече свободна площ.
Как да сравните две зали с еднакъв капацитет?
Ако две помещения са обявени за 50 души, това не означава, че ще работят еднакво за вашето събитие.
Проверете при каква подредба е посочен капацитетът. След това разгледайте колко място остава след поставянето на маси и столове, дали екранът се вижда добре, има ли достатъчно пространство за кетъринг или регистрация. При сравнение е важно да проверите и дали залата е с достатъчно добра климатизация и осветление за комфорта на гостите.
Техническото оборудване също трябва да отговаря на програмата. MyConference в MyFlex разполага с мултимедийни и аудио системи и може да бъде организирана в театрална, класна или П-образна конфигурация, с възможност за различни формати според събитието. Wi-Fi мрежата трябва да е надеждна за планирания брой устройства.
Локацията е още един практически критерий. MyFlex разполага с пространства в Megapark и Twins Centre в София. При търсене на зала за събития под наем в София сравнявайте помещенията първо според програмата, броя гости и необходимата конфигурация, а след това според максималния им капацитет и възможност за удобно посрещане на участниците. Паркирането също трябва да е удобно и достъпно.
Условията при отказ от резервация е добре да се уточнят предварително. Проверете и допълнителните услуги, и дали за тях се заплаща отделно, защото ценовата прозрачност е ключова при наемането на зала.
Кога по-голямата зала не е по-добрият вариант?
Допълнителната площ има смисъл, когато програмата действително я използва, включително при конференции и формати с повече движение. При networking, работа по групи или кетъринг е необходимо повече място за движение. При среща на осем души около една маса значително по-голямото помещение няма непременно да подобри начина, по който протича разговорът.
Обратната ситуация също създава проблем. Ако максималният капацитет на залата съвпада точно с броя гости, след добавянето на маси, техника или кетъринг може да остане твърде малко свободно пространство.
Затова не търсете най-голямата налична зала. Съобразете размера с броя участници, начина на подреждане и дейностите, включени в програмата, както и с това дали пространството ще се използва за всяко събитие по различен начин.
Как да изберете зала в MyFlex според броя участници?
При нас броят на гостите е началната точка, но изборът на пространство зависи и от начина, по който ще протече събитието.
За разговор или онлайн среща между един или двама души разполагаме с MyFocus. MyMeeting е предназначена за групи от 6 до 12 души и може да се използва за екипни срещи, клиентски презентации и интервюта.
За workshops, обучения и семинари MyConference приема до 50 участници и позволява театрална, класна или П-образна конфигурация.
При корпоративно събиране, networking или формат с повече движение между гостите може да се разгледа Event Space „The Bar“. Тя разполага с над 120 кв.м площ, като конкретният брой участници зависи от подредбата и програмата на събитието.
Ако търсите зала за събитие в София, изпратете ни броя гости и кратко описание на програмата. Добавете дали ще има презентация, работа на лаптопи, кетъринг или онлайн включване. Така можем да ви насочим, ако изпратите изискванията на вашето събитие, към конфигурация, съобразена с нуждите на вашето събитие.
Изберете капацитет според програмата, а не само според броя гости
Две събития с еднакъв брой участници могат да използват пространството по съвсем различен начин. Обучението с работни маси изисква друга конфигурация от презентация с театрална подредба, а при networking трябва да остане достатъчно място за движение и разговори между гостите.
Ако планирате събитие в София, свържете се с нас и ни изпратете броя гости и кратка програма. Ще обсъдим коя зала на MyFlex и коя подредба са подходящи за конкретния формат, така че да получите пространство и организация на едно място.
Често задавани въпроси:
Как се определя капацитетът на зала за събития?
Капацитетът зависи от площта и конфигурацията на помещението, броя и вида на местата, проходите и допълнителните зони. Една и съща зала може да има различен практически капацитет при театрална, класна или П-образна подредба, като залата е подходяща и за различни формати според избраната конфигурация.
Каква зала е подходяща за 10 души?
За бизнес среща, интервю или презентация с подобна група може да се използва meeting room. MyMeeting в MyFlex е предназначена за 6 до 12 души и разполага със smart TV и видеоконферентна система.
Каква зала е подходяща за 30 до 50 души?
Зависи от програмата. MyConference в MyFlex приема до 50 участници и поддържа театрална, класна и П-образна конфигурация. При част от залите 30 души са подходящи при театър, а при работа с маси е нужна различна конфигурация. При работа с маси конкретната подредба трябва да бъде уточнена предварително.
Защо една зала има различен капацитет при различни подредби?
Масите, разстоянията между местата и проходите използват различна част от площта. Театралната конфигурация обикновено побира повече седящи участници от подредби, при които всеки има работна маса.
Трябва ли да резервираме по-голяма зала, ако ще има кетъринг?
Не задължително, но кетъринг зоната трябва да бъде включена в плана на помещението. Значение имат видът на храненето, броят гости, продължителността на почивката и мястото, през което хората ще се движат.
Какъв формат е подходящ за networking събитие?
При networking е нужна площ за свободно движение и разговори на малки групи, което прави този формат подходящ и за лични тържества или по-неформални събирания. Ако има коктейл или друг кетъринг, зоната за храна и напитки също трябва да бъде включена в конфигурацията.
Каква информация да изпратим на MyFlex, за да определим необходимата зала?
Посочете датата, броя гости, продължителността, основните части на програмата, предпочитаната подредба и необходимата техника. Добавете дали ще има кетъринг, дистанционни участници или друга дейност, която използва допълнително пространство, за да улесните организирането на събитието. Полезно е да изпратите и информация за допълнителни услуги, които очаквате, за да получите по-точна препоръка и организация на вашето събитие.
Източници на информация:
- Cornell University – Room Setup Diagrams and Reference Information
- Loyola Marymount University – Set-Up Styles
- NYU Stern – Event Planning FAQ
- Toronto Metropolitan University – Room Layouts & Setup Styles
